Quando c’è da organizzare una riunione, una conferenza, tra le prime cose a cui si deve provvedere è senza dubbio la scelta della location più idonea in funzione del pubblico, del tipo di argomento, della tipologia dell’azienda organizzatrice.
Sempre più frequentemente ci si rivolge a centri congressi e meeting specializzati e di classe, per godere di tutti i comfort e far sentire a proprio agio tutti i partecipanti. Difatti, organizzare una conferenza in una sala meeting di lusso è una scelta vincente in termini di logistica e risultato: si tratta di centri congressi altamente specializzati e spesso, come nel caso di Riva del Sole in Toscana (www.rivadelsole.it), afferenti ad hotel di tipo 4S, quindi dotati anche di tutti i servizi necessari dai negozi, ai ristoranti, ai centri benessere e alle spiagge private oltre ai centri sportivi. Scegliere un resort in Toscana per allestire una conferenza aziendale significa avere la possibilità di scegliere tra la sala più adatta alle proprie esigenze in termini di capienza e di tipologia e durata del meeting. Tornando all’esempio del Centro Congressi & Meeting Riva del Sole questo è dotato di 8 differenti sale, di ampiezza diversa da una sala riunioni di 26mq fino alla tipologia auditorium di 300mq, ognuna illuminata da luce naturale – meno stancante e più accogliente specialmente per le conferenze di lunga durata – ovviamente tutte coperte dalla rete Wi-Fi. La capienza delle sale è commisurata alla sua estensione: si andrà quindi dalla più piccola “Raffaello” idonea per riunioni di circa 8 persone, alla più grande “The Crown” idonea per ospitare al massimo 270 persone, ma strutturabile in diverse maniere tanto che viene offerta anche come sala per sfilate di moda, presentazione di macchinari piuttosto ingombranti oppure concorsi ed esami.
Organizzare una conferenza in una sala meeting di lusso agevola notevolmente anche il lavoro degli organizzatori stessi, in quanto i centri congressi e meeting offrono i migliori tipi di assistenza e servizi: dagli impianti audio e video di ultima generazione, ai videoproiettori di alta qualità, fino alla stessa assistenza tecnica. Si tratta, inoltre di sale, ampie, luminose, di estremo gusto e raffinatezza, spesso dotate di terrazza idonea per i coffee break o quick lunch.
Specialmente nel caso di meeting della durata di più giorni, scegliere un resort in Toscana si può rivelare una strategia vincente anche per garantirsi la presenza del maggior numero di persone. Una location affascinante, immersa nella natura, dotata di ogni comfort e benessere è il luogo ideale per trascorrere dei giorni fuori casa per lavoro. Per pesante che possa essere una trasferta di qualche giorno, magari lontano dalla propria sede, una conferenza indetta in una sala meeting di lusso di un resort toscano agevolerà senza dubbio il viaggio e la permanenza, oltre a predisporre bene il pubblico per il buon andamento dei lavori. Fuori dagli impegni del meeting gli ospiti saranno libero di godere della bellezza del luogo, rilassarsi nel centro benessere, nelle piscine o nell’incantevole mare toscano grazie alla spiaggia privata.
Il responsabile della segreteria della conferenza non dovrà far altro che mettersi in contatto con il responsabile eventi del resort per stabilire le date, la o le sale necessarie e più idonee, i servizi accessori richiesti e quant’altro sarà necessario per organizzare una conferenza perfetta. Il supporto di una buona equipe e di un centro congressi organizzato e di lusso è davvero una mossa vincente per l’ottima riuscita di una conferenza, di un meeting anche internazionale oppure per il lancio di un prodotto o di una linea di prodotti aziendali: conferisce autorevolezza, sicurezza di sé, cura dei dettagli e degli ospiti. Insomma, organizzare una conferenza in una sala meeting di lusso è un biglietto da visita vincente.
