Se gestisci un negozio online l’hai già provato sulla tua pelle: il magazzino può andare in tilt. Per fortuna, c’è una soluzione: il gestionale del magazzino per ecommerce. Questo tipo di software può letteralmente salvare il tuo business da perdite gravi, e te e i tuoi dipendenti da un esaurimento nervoso.
In questo articolo, affronteremo i rischi associati alla gestione del magazzino con i metodi tradizionali e presenteremo i migliori software gestionali disponibili indicando alcuni dei nomi più rinomati nel settore. Infine, ti forniremo consigli pratici su come scegliere il gestionale del magazzino per il tuo ecommerce.
Il caos nel magazzino: un incubo per ogni ecommerce
Il “caos” nel magazzino è una costante di molte attività di ecommerce. Questo si palesa, molto banalmente, con una serie di contrattempi, errori e disagi che coinvolgono in primis gli operatori, per poi ripercuotersi sui clienti. Dunque, ecco una carrellata di quello che può accadere in un magazzino in preda al caos.
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Errori nell’inventario. Il caos può portare a errori gravi nella gestione dell’inventario, es. prodotti contati più volte o non registrati correttamente. Ciò provoca discrepanze tra lo stock disponibile e quello reale, complica le operazioni quotidiane e causa ulteriori ritardi e problemi nelle spedizioni.
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Ritardi nelle spedizioni. In un ambiente in preda al caos, il processo di picking e packing diventa inefficiente. I lavoratori possono avere difficoltà a trovare i prodotti, causando ritardi nelle operazioni di imballaggio e nella spedizione. Questi ritardi compromettono i tempi di consegna promessi ai clienti e generano un aumento dei costi operativi a causa della necessità di lavoro straordinario o di spedizioni rapide per compensare gli errori.
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Difficoltà nel tracciare i prodotti. La tracciabilità dei prodotti è essenziale per un magazzino ben funzionante. In condizioni di caos, diventa arduo seguire il percorso di ciascun articolo, dalla ricezione all'uscita. Questo può portare a perdite di prodotti, errori di spedizione e una maggiore probabilità di inviare ai clienti articoli sbagliati.
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Insoddisfazione dei clienti. Gli errori nell’inventario, i ritardi nelle spedizioni e la difficoltà nel tracciare i prodotti culminano in un'esperienza negativa per i clienti. Ricevere ordini sbagliati o in ritardo può portare a recensioni negative, resi frequenti e, in ultima analisi, alla perdita di fiducia e fedeltà dei clienti. La reputazione dell’azienda ne risente, influenzando negativamente le vendite future.
Cos'è un gestionale di magazzino e perché è fondamentale per un ecommerce?
Ne abbiamo già fatto cenno: la soluzione al caos è un buon gestionale del magazzino per ecommerce. Ma cos’è nello specifico? Come funziona?
Il gestionale di magazzino, formalmente noto come Warehouse Management System (WMS), è un software progettato per ottimizzare e gestire le operazioni quotidiane di un magazzino. Come avrai capito, è uno strumento fondamentale per un ecommerce poiché assicura che le operazioni logistiche vengano svolte con efficienza e precisione.
Il gestionale di magazzino monitora in tempo reale tutte le attività del magazzino. Utilizza una serie di tecnologie, come scanner di codici a barre, RFID e sistemi di automazione, per registrare il movimento delle merci. Ciò consente una gestione precisa dell’inventario, dall'arrivo dei prodotti fino alla loro spedizione. Gli operatori possono accedere al WMS tramite computer, tablet o dispositivi mobili, ottenendo informazioni aggiornate e precise per completare le loro attività in modo efficiente.
Ecco una panoramica delle attività che un buon gestionale permette di fare.
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Tracciamento dell’inventario. Un WMS tiene traccia di ogni articolo presente in magazzino, aggiornando automaticamente le quantità disponibili. Ciò riduce gli errori umani e assicura che il livello delle scorte sia sempre accurato, prevenendo situazioni di overstock o stockout che possono danneggiare le vendite e compromettere la soddisfazione dei clienti.
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Gestione degli ordini. Il gestionale coordina l'intero ciclo di vita degli ordini, dalla ricezione fino alla spedizione. Organizza e classifica gli ordini in base alla loro urgenza, ottimizzando il processo di picking e packing. Ciò permette di rispettare le scadenze di spedizione e migliorare l'efficienza operativa.
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Invio di notifiche agli operatori. Il WMS invia notifiche in tempo reale agli operatori di magazzino, segnalando attività importanti come l'arrivo di nuovi ordini, la necessità di rifornire le scorte o la presenza di eventuali problemi da risolvere.
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Analisi dati. Il gestionale raccoglie una grande quantità di dati sulle operazioni di magazzino, che possono essere analizzati per identificare trend, inefficienze e opportunità di miglioramento. Le analisi aiutano a prendere decisioni basate su dati concreti, migliorando la pianificazione strategica e operativa dell'azienda.
Come scegliere il gestionale di magazzino giusto per il tuo ecommerce
Scegliere il gestionale di magazzino giusto per il tuo ecommerce non è un affare da poco. Infatti, richiede un'analisi approfondita delle esigenze specifiche della tua attività. Il consiglio è di valutare la scalabilità del software, assicurandoti che possa crescere con il tuo business.
Dovresti inoltre verificare la compatibilità con i sistemi già in uso, come la piattaforma ecommerce e il software di gestione degli ordini. Dovresti anche considerare la facilità d'uso e l'interfaccia utente, poiché un sistema intuitivo riduce i tempi di formazione del personale. Esamina le funzionalità di tracciamento dell'inventario, gestione degli ordini e analisi dei dati, assicurandoti che soddisfino le tue esigenze operative. Infine, confronta i costi, considerando non solo il prezzo iniziale, ma anche i costi di manutenzione e supporto.
Presentiamo ora alcuni dei gestionali più in voga e che dovresti prendere in considerazione.
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Danea. Gestionale dall’interfaccia user-friendly. Il numero di funzionalità è nella media, anche se permette, in aggiunta, di gestire la fatturazione elettronica.
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Odoo. Gestionale interessante che punta soprattutto sulle automazioni. È compatibile con buona parte dei moduli ecommerce esistenti.
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Invoicex. Gestionale all’avanguardia che coniuga un'interfaccia davvero semplice e intuitiva con una marea di funzionalità: dalla gestione degli ordini al tracciamento dell’inventario, dalla fatturazione elettronica all’analisi delle entrate e delle uscite.
È proprio Invoicex il software che, ad oggi, sembra interpretare al meglio le esigenze degli ecommerce, anche in virtù della sua versatilità e della sua accessibilità.
