La tecnologia pervade e influenza ormai da tempo ogni aspetto delle nostre vite e il contesto lavorativo non fa certo eccezione. Che si parli di smart working o di un più tradizionale lavoro d’ufficio, ormai è difficile prescindere dall’utilizzo di computer, tablet, smartphone, stampanti e vari altri dispositivi. Un elemento molto importante, oltre all’hardware, è rappresentato dal software. Ci sono numerosi programmi e risorse digitali, spesso anche disponibili gratuitamente, che possono aiutare le aziende a lavorare meglio e soprattutto possono rivelarsi preziosi alleati per chi lavora in proprio.
Lavorati autonomi e professionisti, così come gli smart worker, che sono sempre più numerosi, si trovano a dover affrontare spesso sfide non semplici. Non solo hanno bisogno di software per lo svolgimento della loro attività, ma anche per gestire il proprio tempo e assicurarsi buoni livelli di produttività. Ci sono programmi assolutamente fondamentali, per chiunque abbia una Particta Iva, come ad esempio un software per la fatturazione che consenta emissioni, ricezione e conservazione delle fatture elettroniche, ma ci sono anche programmi, spesso facili da usare e disponibili gratuitamente o con piccole cifre, che possono semplificare e ottimizzare parecchi processi strategici.
Risorse digitali utili per chi lavora
I servizi cloud di Google, sono utilissimi in innumerevoli contesti, lavorativi e non solo. Pensiamo ad esempio a Google Calendar, Google Documents, Google Sheets e Google Drive. Questi strumenti oltre a consentire la gestione di file e documenti su cloud, quindi di poterci accedere da qualsiasi dispositivo senza il rischio di perderli, perché presenti su un computer che si danneggia o una chiavetta che si smarrisce, sono interessanti anche perché possono essere usati per collaborare a distanza con colleghi o clienti.
Dando accesso ad un foglio di calcolo o un documento, ad una o più persone, si potranno condividere idee e risorse, anche se non ci si incontra dal vivo. Google Calendar è poi davvero ottimo per inserire appuntamenti e meeting, anche in questo caso eventualmente da condividere con i colleghi.
In alternativa a Google Drive c’è Dropbox, ottima risorsa che consente di conservare file, accessibili da remoto da più device. Si tratta di uno dei servizi cloud più utilizzati di sempre e indubbiamente è molto potente, comodo e versatile. Tra i software online utili per chi lavora in modo moderno c’è poi Trello, che può essere usato per gestire i task di più clienti o le proprie to-do-list, in maniera al contempo comoda, semplice e professionale. Anche se si lavora da remoto e magari da soli, di tanto in tanto sarà inevitabile, oltre che utile, partecipare a delle riunioni o quantomeno scambiare qualche parola con colleghi o clienti. Se poi ci si potrà anche guardare in faccia tanto meglio. In questo caso software come Skype, Meet o Zoom saranno perfetti.
Skype supporta video chiamate fino a 50 persone contemporaneamente, permette inoltre ci chattare, scambiare file, condividere lo schermo e ha altre utili funzionalità. Zoom è un tool che è entrato nella nostra quotidianità durante la prima fase della pandemia e che c’è rimasto, dimostrandosi davvero utile e versatile. Per le chiamate di gruppo e per chi opera in smart working può essere un alleato prezioso.
Se la condivisione dello schermo di Skype, Meet o Zoom non fosse abbastanza, una risorsa da prendere in considerazione potrebbe essere Teamviewer, che consente di lavorare a distanza su un computer, ad esempio collegandosi da casa alla macchina dell’ufficio. Lo strumento è utilissimo, ad esempio per configurare da remoto il computer di un’altra persona, per fornirgli assistenza, ma anche per molte altre operazioni, è infatti veramente versatile.
Questi sono solo alcuni esempi di come i software possano aiutarci a lavorare meglio e sicuramente in maniera più smart.