Sulla base di dati statistici recenti, una percentuale vicina al 40% delle attività esercitate normalmente dalle aziende vede l’impiego di documenti. Al costo connesso alla loro creazione si aggiungono le spese relative al processo di gestione.
Nel nostro Paese, il numero di pagine stampate annualmente supera abbondantemente quota 100 miliardi; quasi il 20% di tali documenti finisce per non essere realmente utilizzato, con conseguente spreco di risorse. I documenti cartacei, inoltre, vengono normalmente riprodotti più volte. In fase di archiviazione, il rischio di smarrimento di un documento è elevato.
A questo si aggiunge un’archiviazione non sempre precisa, che porta al sostenimento di ulteriori costi (in media pari al 10% degli utili) per procedere al loro recupero. Questo ha indotto un numero crescente di aziende a ricercare modalità più soddisfacenti nel gestire l’intero ciclo di vita documentale, Non solo creazione ed archiviazione, ma anche protezione, conservazione, pubblicazione e condivisione.
Il Document Management si propone come la soluzione ideale per consentire un accesso immediato ai documenti, ed in grado di assicurare una maggiore efficienza e, allo stesso tempo, una cospicua riduzione dei costi operativi.
Il Document Management System (DMS), conosciuto anche come sistema di gestione dei documenti (SGD) basa il suo funzionamento su una o più applicazioni software, progettate per facilitare l’organizzazione dei documenti aziendali. Allo stesso tempo, permette di impostare ed automatizzare i flussi di lavoro. I vantaggi di un sistema automatizzato sono molteplici. Oltre al risparmio di carta e spazio (non è più necessario un magazzino da destinare all’archiviazione), la ricerca dei documenti può essere effettuata velocemente ricorrendo a filtri o a parole specifiche. L’archivio digitale, a differenza di quello cartaceo, è sempre a portata di mano di chiunque sia autorizzato ad accedervi, tanto da poter disporre dei documenti anche attraverso dispositivi mobili.
Oltre a scongiurare il pericolo di errori di archiviazione, tipici dei documenti cartacei, a risultare più efficiente è anche la condivisione. Il fatto di avere sempre i documenti a disposizione permette di migliorare i servizi forniti ai clienti, fornendo loro risposte sicuramente più rapide e puntuali. Inoltre, la firma elettronica è uno strumento che può essere impiegato senza rischi; lo stesso vale per i certificati di sicurezza. SB Italia è una realtà che ha raggiunto la notorietà grazie a soluzioni IT indirizzate a gestione, integrazione ed ottimizzazione dei diversi processi aziendali. Grazie all’esperienza maturata sul mercato, e alla
professionalità del suo team, si presenta come un valido aiuto per le aziende che desiderano integrare con la massima velocità un sistema di gestione documentale. Le soluzioni scalabili proposte si caratterizzano per la grande flessibilità.
Valutando con attenzione il singolo caso è possibile rispondere a particolari esigenze per mezzo di strategie che portano ad ottenere performance migliori. L’obiettivo dell’azienda italiana è stato, fin dai primi anni di attività, far nascere progetti in grado limitare le operazioni ripetitive, andando alla ricerca di una maggiore razionalizzazione e gestione delle informazioni a disposizione. A sua volta questo modo di operare consente alle aziende di concentrarsi sul core-business, con evidenti vantaggi soprattutto nel lungo periodo.
