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Cos’è la conservazione digitale dei documenti e come funziona

L'AGID, Agenzia per l'Italia Digitale è una sezione del ministero che gestisce il passaggio dal cartaceo al digitale del nostro paese. Questa fornisce la definizione della conservazione digitale dei documenti (Savino Solution propone un metodo efficiente ed efficace in merito) come quell'attività che protegge e custodisce negli anni l'archivio della documentazione e dei dati informatici. Le società che si occupano di tale attività devono essere accreditate AGID, quindi dotate di riconoscimento giuridico che gli consente di realizzare un archivio digitale nel rispetto delle leggi e delle normative che regolano tale settore. Rivolgersi a tali società significa affidarsi alla competenza ed esperienza nelle tecnologie informatiche.

Un metodo semplice e organizzato per trasformare le aziende digitalizzandole restando perfettamente in linea con il quadro normativo che regola l'archiviazione dei documenti d'impresa.

Come funziona la conservazione digitale dei documenti

La conservazione dei documenti digitali non si limita ad essere semplicemente un backup ma una serie di processi indispensabili per garantire l'integrità e la disponibilità dei documenti secondo ciò che è stato definito dall'Agid. Questo sistema di organizzazione dei flussi di documenti digitali e la loro archiviazione sono indispensabili per garantire la perfetta riservatezza di dati privati. Per poter effettuare una manovra tanto complessa è necessario un investimento per riorganizzare il processo di conservazione digitale. Il mondo moderno richiede che vi sia sempre di più una digitalizzazione delle imprese che si evolvono ad una velocità elevata e necessitano di avere una memoria storica delle informazioni che la riguardano e che devono essere conservati legalmente.

Per poter offrire una garanzia di integrità e disponibilità si deve analizzare e informatizzare i dati, un'operazione che può divenire complessa e talvolta impossibile da fare se non si agisce con questo intento fin dalla generazione del documento stesso. Bisogna quindi comprendere e pensare che un semplice documento scritto 20 anni prima diviene poi difficile da consultare su carta. Il primo problema su cui riflettere è il supporto da utilizzare, quindi dove memorizzare il documento che si ritiene importante. Può accadere infatti che documenti scritti anni prima su vecchi sistemi di videoscrittura risultino oggi impossibili da leggere e questo comporta la perdita irreversibile dei documenti.

La conservazione digitale sostitutiva

Si tratta di un modo per definire la sostituzione della documentazione cartacea. Tra i documenti da trasformare in digitale possono essere gli atti amministrativi, le bolle di accompagnamento, le fatture e tutti i documenti fiscali. Solamente nel 2010 avviene un cambiamento importante nelle aziende che iniziano ad adattarsi alla digitalizzazione e si inizia a discutere sui formati dei file da utilizzare. Dopo 4 anni, le normative passarono dalla fase di progettazione a quella definitiva pubblicata sulla Gazzetta Ufficiale nel 2014.

Nascono in questo periodo le tecniche di formazioni e conservazioni di documenti protocollati e ben conservati. Le normative del settore sono state scritte rispettando il principio della salvaguardia dei documenti prodotti dalle pubbliche amministrazioni. Le aziende hanno l'obbligo di conservare la documentazione, tale obbligo viene considerato una protezione dei diritti di ognuno oltre agli interessi, la ricerca storica, culturale e scientifica. La conservazione digitale dei documenti  risulta essere quindi molto importante oggi più che mai in quanto si richiede in modo completo.

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